Amesan Consulting Oy

Tietosuojaseloste

Tämä on Amesan Consulting Oy:n EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Viimeisin päivitys 15.08.2021. 

Rekisterinpitäjä  

Amesan Consulting Oy

Huopalahdentie 24, 00350 Helsinki

y-tunnus 3001673-2  

Yhteyshenkilö

Christian Lammervo

email: asiakaspalvelu@amesan.fi

Rekisterin nimi  

Amesan Consulting Oy asiakasrekisteri  

Mihin tarkoituksiin keräämme henkilötietoja

Amesan Consulting (jälj. ”Amesan”) on yritys, joka tuottaa toimeksiantona erilaisia rekrytointipalveluita ja työnhakukampanjoita asiakasyrityksilleen (jälj. ”Asiakasyritys”). Keräämme henkilötietoja asiakasyrityksiltä tai heidän edustajiltaan asiakassuhteiden hoitamista ja rekrytointipalveluiden toteuttamista varten. 

Lisäksi keräämme henkilötietoja henkilöiltä (jälj. ”Työnhakija”), jotka ottavat osaa järjestämiimme työnhakukampanjoihin tai muihin rekrytointiprosesseihin. Työnhakijat osoittavat kiinnostusta avoinna oleviin työpaikkoihin laatimiemme kyselyjen ja muiden rekrytointi-ilmoitusten kautta ja ovat siten asiakasyritysten potentiaalisia työnhakijoita. Työnhakijat rekisteröityvät Amesanin käyttämään järjestelmään, jossa kampanjat toteutetaan ja jossa heistä kerätään mahdollisen työsuhteen kannalta olennaisia tietoja. Keräämme edellä mainituista tahoista tarpeellisia tietoja myös mahdollisiin viestintä- ja markkinointitarkoituksiin. 

Henkilötietojen keräämisen periaatteet 

Keräämme henkilötietoja aina ensisijaisesti henkilöiltä itseltään. Asiakasyrityksiltä tai niiden edustajilta keräämme asiakassuhdetta ja rekrytointiprosessia varten olennaisia henkilötietoja. Työnhakijoilta pyydämme rekrytointiprosessin yhteydessä aina suostumuksen henkilötietojen keräämiselle ja niiden luovuttamiselle erikseen nimetyn asiakasyrityksen käyttöön. 

Työnhakijat antavat omalla suostumuksellaan henkilötietonsa Amesanin käyttämiin sähköisiin tietokantoihin. Luovutamme rekrytointiprosessista tai muusta työnhakukampanjasta saamamme tiedot asiakasyrityksen käyttöön, mikäli rekrytointiprosessi kyseisen työnhakijan kohdalla etenee siihen asti.  

Mikäli työnhaku ei etene kyselyä tai muita alkutoimia pidemmälle, jäävät pyydetyt henkilötiedot ainoastaan meidän omaan käyttöömme. Hyväksymällä rekrytointikampanjamme palveluehdot, työnhakija antaa suostumuksensa hänen hakijatietojensa hyödyntämiseen myös muissa mahdollisissa rekrytoinneissa. 

Tarpeellisia henkilötietoja voidaan kerätä lisäksi esimerkiksi suosittelijoiden, verkkosivujen ja sosiaalisen median kanavien (Facebook- ja LinkedIn-ryhmät) kautta, tapahtumissa sekä henkilökohtaisissa tapaamisissa ja puhelinkeskusteluissa. 

Mitä henkilötietoja keräämme 

Keräämme vain rekrytointikampanjan tai muun työnhakuprosessin kannalta olennaisia henkilötietoja. Asiakasyritysten edustajilta keräämme pääsääntöisesti yhteystiedot (nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja y-tunnus). Työnhakijoilta kerättäviä henkilötietoja ovat mm. yhteystiedot (nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero), syntymäaika, sukupuoli, työkokemus ja koulutus, kielitaito ja muut työhön liittyvät taidot, suosittelijoiden antamat tiedot, ansioluettelon (”CV”) tiedot, haastatteluissa tehtävät arviot, tiedot työhön liittyvistä pätevyyksistä sekä tiedon siitä, mitä tehtävää he hakevat meidän kauttamme. 

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Henkilötietoja säilytetään turvallisesti meidän käyttämissämme tietojärjestelmissämme, jotka ovat suojattu asianmukaisesti. Paperiset tiedot ovat toimistossa suljetuissa kaapeissa. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Säilytämme hakijoiden tietoja enintään kaksi vuotta viimeisestä kontaktipäivästä lukien tai vain niin kauan, kuin säilyttäminen on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Poistamme vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot meitä velvoittavan lainsäädännön ja muun ohjeistuksen edellyttämällä tavalla. Henkilökohtaisissa haastatteluissa käyneiden hakijoiden ja rekrytointiprosesseissa mukana olleiden hakijoiden hakemuksia säilytämme enintään kaksi vuotta. Aika lasketaan hakemuksen viimeisimmästä henkilötietojen päivityksestä lukien.  

Kerättyjen henkilötietojen luovuttaminen  

Luovutamme CV-tietokantaamme tallennettuja henkilötietoja ja ansioluetteloita asiakasyrityksille ja niiden edustajille vain työnhakijan ennakkoon antamalla suostumuksella ennalta kerrottuun ja ennalta sovittuun asiakastilaukseen liittyen. Ennen tietojen luovutusta varmistamme, että tallennetut henkilötiedot ovat ajantasaiset. Emme luovuta työnhakijoiden tietoja muille kolmansille osapuolille, kuin sille asiakasyritykselle, jonka työhakukampanjaan he ovat osallistuneet. 

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmannelle osapuolelle. Pidämme huolta siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti. 

Asiakasyrityksemme vastaavat itse heille toimitettujen henkilötietojen käsittelystä ja säilyttämisestä. Tiedonsaanti-oikeus sekä kerättyjen henkilötietojen poistaminen ja tarkastaminen Henkilöllä on oikeus tarkistaa, nähdä ja oikaista tietonsa. Toimitamme tiedot kohtuullisessa ajassa, viimeistään kuukauden kuluttua henkilökohtaisesta pyynnöstä, siinä muodossa, missä ne asiakasrekisterissämme ovat. Henkilön omasta pyynnöstä kaikki hänestä asiakasrekisteriin kerätty tieto poistetaan välittömästi. Henkilö voi myös pyytää virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa käyttää edellä mainittua oikeuttaan, yksilöity pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle, esimerkiksi sähköpostilla osoitteeseen asiakaspalvelu@amesan.fi. 

Säilytysaikojen puitteissa sähköiset henkilötiedot poistetaan tietokannasta ja paperiset henkilötiedot toimitetaan tuhottaviksi lukitussa tietoturvasäiliössä.  

Muutokset  

Mikäli teemme tietosuojaselosteeseen muutoksia, päivitämme aina uuden version nettisivuillemme ja merkitsemme päivityksen ajankohdan.